Mailing..???
Mendengar kata mailing sebagian banyak orang langsung berpikiran bahwa mailing itu berhubungan atau berkaitan dengan penggunaan E-Mail. Eiitss... Tunggu dulu... Mailing kali ini yang kita saya bahas bukan tentang penggunaan E-Mail, namun mailing disini adalah bagaimana cara menggunakan fasilitas mailing yang terdapat pada Ms.Office Word, atau sebagian orang mengatakan Mail Merge. Nahh.. Pertanyaanya, kenapa sih harus menggunakan Mailing atau Mail Merge..??
Sebenarnya tidak ada bedanya menggunakan fasilitas Mailing atau tidak jika dokumen yang akan dicetak hanya sedikit. Kita ambil contoh, Misalkan kita akan mencetak surat kelulusan siswa. Jika siswanya kurang dari 20 orang, pakai teknik copy paste pun bisa cepat diselesaikan. Tapi jika jumlah siswanya lebih dari 20 orang atau bahkan mencapai ratusan atau ribuan, memakai teknik copy paste sudah pasti akan kewalahan. Nah, dari itu pada Ms.Office Word disediakan fasilitas Mailing salah satu tujuannya adalah untuk mempermudah pekerjaan tersebut.Jika kita menggunakan fasilitas Mailing, kita hanya perlu membuat satu kerangka atau format saja, selebihnya kita hanya memasukan data pendukung di Ms.Office Excel.
Hemm... Nampaknya masih bingung ya?
Untuk lebih jelasnya, kita coba langsung praktekan saja. berikut langkah-langkah menggunakan fasilitas Mailing pada Ms. Office Word.
Pertama buka atau buat format atau kerangka surat pada Ms. Office Word. Saya sendiri akan menggambil contoh format surat panggilan orang tua siswa.
Setelah itu buat database di Ms.Office Excel.
1. pada baris pertama isi nama kolom sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Misalkan, No, Nama, Kelas atau yang lainnya.
2. Langkah berikutnya isi data kolom sesuai dengan kebutuhan.
setelah selesai mengisi data kemudian simpan, dan tutup aplikasi Ms.Office Exelnya.
Langkah berikutnya kembali lagi pada kerangka surat yang tadi telah dibuat pada Ms. Office Word. Kemudian coba ikuti Langkah-Langkah berikut ini :
1. Pilih tab mailing pada menu bar
2. Pilih select recipients
3. Pilih use existing list...
4. Cari file exel yang tadi telah dibuat
5. Pilih Sheet atau lembar kerja yang berisi data yang akan dimasukan.
6. Simpan kursor pada isian yang akan diisikan
Klik insert merge field
Pilih data yang akan dimunculkan. "lakukan hal yang sama untuk data yang lainnya"
7.a. Melihat hasil sebelum dicetak.
klik preview result
klik tanda > untuk melihat data selanjutnya
klik tanda < untuk melihat data sebelumnya
7.b. Mengedit data sebelum dicetak
klik finish & merge
pilih "edit individual documents..."
pilih "all" untuk melihat semua data yang akan diedit
pilih "current record" bila hanya ingin mengedit data yang sedang ditampilkan
pilih "form ... to ..." bila ingin mengedit beberapa data saja.
klik "ok" untuk menyelesaikan proses.
klik "cancel" untuk membatalkan proses.
7.c. Mencetak data.
langkah-langkah pencetakan data sama seperti pada "7.b.", hanya saja pada hal ini kita harus memilih "Print documents..."
8. Silahkan mengedit data atau mencetak data.
Demikian Langkah-langkah menggunakan fasilitas Mailing pada Ms.Office Word, dengan mengambil data yang ada pada Ms.Office Excel. Sebagai catatan, tiap “cell” yang dipakai untuk data pada Ms.Office Excel, tidak dianjurkan “cell” ada yang di-merge atau digabungkan, karena akan berpengaruh pada hasil mailing.
Bagi teman-teman yang masih punya kendala dalam menggunakan fasilitas mailing, atau bagi teman-teman bila ada yang belum tau cara mencetak data atau dokumen, silahkan bertanya pada kolom komentar atau tunggu postingan kami berikutnya.
Semoga bermanfaat.
Author : Hamdani